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ACCESS 入门教程
（一）初识 Access 2000
（二）窗口接口使用简介
（三）用向导建立数据库
（四）数据库的结构
（五）用表向导建立表
（六）在表中输入数据
（七）数据的类型和属性
（八）定义表之间的关系
（九）建立简单的查询
（十）为查询制定规则
（十一）如何建立数据窗体
（十二）数据打印生成数报表
（十三）为 WEB 页提供数据
（十四）用图表显示数据
（十五）宏的使用
（十六）模块与“VBA”语言
（十七）SQL 语言妙用
（十八）外部数据的使用
（十九）数据的优化和安全
（二十）容易忽略的工作
ACCESS 入门教程（一）初识 Access 2000
数据库是什么
在学习 Access 之前，我们先了解一下什么是“数据库”。
我们举个例子来说明这个问题：每个人都有很多亲戚和朋友，为了保持与他们的联系，
我们常常用一个笔记本将他们的姓名、地址、电话等信息都记录下来，这样要查谁的电话或
地址就很方便了。这个“通讯录”就是一个最简单的“数据库”，每个人的姓名、地址、电话等
信息就是这个数据库中的“数据”。我们可以在笔记本这个“数据库”中添加新朋友的个人信
息，也可以由于某个朋友的电话变动而修改他的电话号码这个“数据”。不过说到底，我们使
用笔记本这个“数据库”还是为了能随时查到某位亲戚或朋友的地址、邮编或电话号码这些
“数据”。
实际上“数据库”就是为了实现一定的目的按某种规则组织起来的“数据”的“集合”，在我
们的生活中这样的数据库可是随处可见的啊。
什么是数据库管理系统
图书管理员在查找一本书时，首先要通过目录检索找到那本书的分类号和书号，然后在
书库找到那一类书的书架，并在那个书架上按照书号的大小次序查找，这样很快就能找到我
所需要的书。
数据库里的数据像图书馆里的图书一样，也要让人能够很方便地找到才行。
如果所有的书都不按规则，胡乱堆在各个书架上，那么借书的人根本就没有办法找到他
们想要的书。同样的道理，如果把很多数据胡乱地堆放在一起，让人无法查找，这种数据集
合也不能称为"数据库"。
数据库的管理系统就是从图书馆的管理方法改进而来的。人们将越来越多的资料存入计
算机中，并通过一些编制好的计算机程序对这些资料进行管理，这些程序后来就被称为"数
据库管理系统"，它们可以帮我们管理输入到计算机中的大量数据，就像图书馆的管理员。
我们将要学习的 Access 也是一种数据库管理系统。
Access 的发展现状
Access 是 Office 办公套件中一个极为重要的组成部分。刚开始时微软公司是将 Access
单独作为一个产品进行销售的，后来微软发现如果将 Access 捆绑在 OFFICE 中一起发售，
将带来更加可观的利润，于是第一次将 Access 捆绑到 OFFICE97 中，成为 OFFICE 套件中
的一个重要成员。现在它已经成为 Office 办公套件中不可缺少的部件了。自从 1992 年开始
销售以来，Access 已经卖出了超过 6000 万份，现在它已经成为世界上最流行的桌面数据库
管理系统。
后来微软公司通过大量地改进，将 Access 的新版本功能变得更加强大。不管是处理公
司的客户订单数据；管理自己的个人通讯录；还是大量科研数据的记录和处理，人们都可以
利用它来解决大量数据的管理工作。
你也许要问，Access 的功能这么强，那使用起来会不会很麻烦呢？这一点你可以放心，
随着版本的升级，Access 的使用也变得越来越容易。过去很繁琐的工作现在只需几个很简
单的步骤就可以高质量地完成了。
进入 Access 的世界
一个简单的数据库
结束语
在这一课，给您讲解了数据库、数据库管理系统这两个概念，并且告诉您关于 Access
的历史和发展，和怎么启动 Access、打开已有的 Access 数据库文件及将我们的通讯录变成
一个简单的 Access 数据库，您学得怎么样？
可能你对 Access 数据库还有很多的疑问，并且想解决这些疑问，那就跟着我们继续看
下面的内容。
ACCESS 入门教程（二）窗口接口使用简介
窗口接口简介
通过上一课的学习，你是否感觉 Access 的窗口和接口还有点搞不清楚，对于初学者来
说这的确是个问题，那么这一课就讲讲 Access 窗口接口的组成和各个部分的使用吧。
通常 Access 的窗口接口可以分成五个大的部分（如图一）：“标题栏”、“菜单栏”、“工
具栏”、“状态区”和“数据库窗口”。其中“标题栏”在屏幕的最上方，“菜单栏”在“标题
栏”的下面，“菜单栏”的下面是“工具栏”，“状态区”在屏幕的最下方，而夹在“工具栏”
和“状态区”之间的空间则是用来显示数据库窗口的。现在我知道了各个部分都叫什么了，
但它们各有什么用呢？
（图一）
首先我们看“标题栏”。顾名思义，“标题栏”就是用来显示软件标题名称的地方，Access
的标题栏中自然写的就是“Microsoft Access”了（如下左图）。
在标题栏靠右的位置上有窗口控制按钮，利用这些按钮我们可以很方便地对整个窗口进
行放大(恢复)、缩小和关闭操作。当我们单击窗口上的“最小化”按钮后，整个 Access 窗口
就缩到 Windows 的任务条上去了，这时再单击 Windows 任务条上“Microsoft Access”按钮，
则 Access 窗口又恢复成原来的样子了。
我们再看别的几个部分。 在“菜单栏”上有“文件”、“编辑”、“视图”、“插入”、“工
具”、“窗口”、“帮助”和这七个菜单项。
用鼠标单击任意一个菜单项，就可以打开相应的菜单，在每个菜单上都有一些数据库操
作命令，通过单击这些菜单中的命令，我们就能够实现 Access 提供给我们的某个功能。比
如我们要打开一个文件，只要将鼠标移动到“文件”菜单上，然后单击鼠标左键，这时会弹
出一个菜单。
在这个菜单上，我们会看到有一项是“打开”命令，这时将鼠标移动到这个命令上，单
击鼠标左键就可以了。所以通过单击菜单中的命令，就可以执行 Access 中的各种操作。
但是仅仅使用菜单也有不方便的地方。要是你需要经常用到 Access 的某个功能，而每
次使用这个功能都必须打开好几层的菜单的话，你一定会觉得很麻烦，希望能有个办法让你
方便一些。为了满足大家的这个要求，就出现了工具栏（如图一所示）。工具栏中有很多工
具按钮，每个按钮都对应着不同功能，要说明的是，这些功能都可以通过执行菜单中的相应
命令来实现。
那么你是否会问：既然用菜单命令都可以实现，那为什么工具栏中还要出现同样功能的
按钮呢？ 这是因为使用工具按钮比菜单命令方便许多。
（菜单操作和工具按钮操作对比图）
你看，比如说象刚才所说的打开一个文件的操作，在用菜单进行操作时要单击两次鼠标左
键，中间还要移动一次鼠标，而使用工具栏上的“打开”按钮时，只需要将鼠标移动到这个
按钮上，然后单击鼠标左键就可以打开文件了。哪一种方法更方便是显而易见的。
一般我们常用的一些菜单命令都有工具栏按钮可以直接实现相应的功能。熟悉工具栏上
的按钮，可以让我们在使用Access 进行工作时的效率大大提高。 除了菜单栏和工具栏，
Access 的窗口接口中还有“状态区”和“数据库窗口”，状态区可以显示正在进行的操作信
息，这可以帮助我们了解所进行操作的状态，而“数据库窗口” 则是 Access 中非常重要的
部分，它帮助我们方便、快捷地对数据库进行各种操作。而它本身又包括“窗口菜单”、“数
据库组件选项卡”、“创建方法和已有对象列表”三个部分，这三个部分怎么用，我们待会儿
详细讲。 下一节我们就分别来看看 Access 的菜单栏、工具栏和数据库窗口的详细使用方法。
菜单栏的使用
这一节我们要重点讲讲 Access 的菜单栏的使用方法。刚才举的那个“打开”文件的例
子你看懂了吧？ 我们再举一个执行菜单命令的例子。
如果现在想执行“复制”命令，先将鼠标移动至菜单栏的“编辑”菜单上，“编辑”这
两个字就会凸出来，单击鼠标左键，就打开了“编辑”菜单，移动鼠标游标到菜单中的“复
制”选项上，这个菜单命令的颜色就会变蓝（如下左图），表示选中了，这时单击鼠标左键，
Access 就会执行“复制”这个命令了。
你可能已经注意到了，有时菜单里的某些选项是灰色的（如上右图），而且把鼠标游标
移到这种灰色的选项上以后，单击左键没有任何反应，这是怎么回事啊？有时感到挺奇怪的。
这是因为有些特殊的菜单命令必须满足一定的条件才能执行，当条件不满足时，Access 就
用灰色来显示这些命令，并且不让我们执行它。
工具栏的使用
我们以前说过，一般常用的菜单命令都在工具栏上有相应的功能按钮，那刚才说的“复
制”命令也有对应的工具栏按钮。
你看，工具栏中左起第六个按钮，上面画了一个两页文件图标的按钮就是“复制”按钮。
不过工具栏上这么多按钮，你是不是要把每个按钮的功能都记住呢？回答是否定的：不用去
记。
如果你想知道某个按钮是什么功能，比如说这个“复制”按钮，只要把鼠标箭头移到按
钮上，停留大约两秒钟，就会出现按钮的功能提示。
这样我们就知道按钮的功能了。而且你在使用一段时间之后，自然就会记住每个按钮的
功能，那时执行操作就更简单了，只要将鼠标箭头移动到按钮上，单击鼠标左键就可以了。
在工具栏上，很多按钮的右边都有一个“向下箭头”符号，让我们来单击一个这样的符
号。我们单击了工具栏上“新对象：自动窗体”按钮右边的“向下箭头”。
按钮的下面会出现一个菜单，这个菜单中有几个与“新对象：自动窗体”类似的命令，
我们可以选择其中的一个来执行它（如自动窗体）命令。
说到这里，你可能要问：如果我要执行某个命令，每次都必须先单击“向下箭头”，然
后再在弹出的菜单中去找那个命令，那岂不是和使用菜单一样麻烦了吗？不是的，当你使用
过菜单中的某个命令后，原来在工具栏上的那个按钮就被你刚刚使用过的那个命令替换了。
这样下次使用这个命令的时候，只要直接点按钮就可以了。看，聪明的 Access 早已为你想
到了。
数据库窗口的使用
菜单、工具栏的使用都讲过了，下面该讲数据库窗口的使用了。
数据库窗口的使用也很简单。数据库窗口中也有一些功能按钮，它们的使用方法和刚才
所讲的工具栏上的按钮一样，要执行一个操作只要单击相应的按钮就可以了。
窗口左侧包含两个方面的内容，上面是“对象”，下面是“组”。“对象”下分类列出了
Access 数据库中的所有对象，比如说用鼠标点一下这里的“表”，窗口右边就会列出本数据
库中已经创建的所有表。而“组”则提供了另一种管理对象的方法：我们可以把那些关系比
较紧密的对象分为同一组，不同类别的对象也可以归到同一组中。比如说我们上次做的通讯
簿数据库，其中的通讯簿表和通讯簿窗体就可以归为一组。在数据库中的对象很多的时候，
用分组的方法可以更方便地管理各种对象。
那具体怎样管理对象呢？ 比如说我们想建立一个新的表，就需要将鼠标移动到“对象”
下面的“表”这个选项上，单击左键，“表”这个选项就会凹下去，这时再将鼠标移动到“新
建”按钮上，单击鼠标左键就可以新建一个表了。
下面我们说一下删除组中的对象时，是不是将这个对象从数据库中删去了？不是的，其
实组中的对象只是真实对象的快捷方式。将组中对象删除，只是将对象在组中建立的这个快
捷方式删除了，这并不影响这个对象及其里面的内容的完整。它仍然存在于数据库中。
在本课里，我们主要讲解了 Access 窗口接口分成“标题栏”、“菜单栏”、“工具栏”、“状
态区”和“数据库窗口”这五个部分，并且介绍了这几个部分的用途和基本使用方法。现在
你是不是已经想一显身手，自己来建立一个数据库呢？
下一课，我们将学习如何在数据库向导的帮助下建立自己的数据库。
补充一：添加和删除工具栏按钮
在使用中我们会发现，有一些经常使用的菜单命令，在工具栏上却没有相应的功能按钮。
所以，为了工作上的方便，需要在工具栏中添加或删改按钮。如何操作呢？
首先我们打开“视图” 菜单，并将鼠标移动到菜单中“工具栏”这一项。
这时在“工具栏”右边会弹出一个子菜单，将鼠标移动到子菜单中的“自定义”项。
单击鼠标左键，屏幕上就会出现一个“自定义”对话框。比如说我们想添加一个按钮能
够实现“帮助”菜单中的“这是什么”功能，只要选择“命令”选项卡，并在左边“类别”
窗口中选择“窗口与帮助”项，这时右边的“命令”窗口中就出现了“窗口”菜单与“帮助”
菜单中的命令，找到“这是什么”项，按下鼠标左键，拖动鼠标。
把它拖动到工具栏中。这样工具栏中就增加了一个功能按钮。
此时，工具栏处于编辑状态。如果我们想把某个按钮从工具栏中删掉，只需要在按钮上
按下鼠标左键，将它从工具栏中拖走就可以了。完成这些工作后，单击“自定义”对话框中
的“关闭”按钮，工具栏就退出了编辑状态。
补充二：有关组的操作
1.新建、删除或重命名组
要想新建一个组，只要将鼠标移动到 Access 数据库窗口的左边，然后单击鼠标右键，在
弹出的菜单中选择“新组”这个选项。
这时就会弹出一个对话框，要求输入新组的名称，输入完毕后，单击“确定”按钮就新
建了一个组。如果要删除一个已经存在的组，就将鼠标移动到要删除的组上，单击鼠标右键，
从菜单上选择“删除组”，这个组就被删除了。如果要修改一个组的名称，就将鼠标移动到
组名上，右键单击这个组名，在弹出的菜单中选择“重命名组”，这时就会弹出一个“重命
名组”的对话框，在这个对话框的名字栏中输入新组的名字，然后单击“确定”按钮就可以
了。
2.在组中添加、删除对象 建立组是为了更方便的管理数据库中的各种对象。向建立好的空
组中添加物件，首先要选中对象所属的类别，然后在已有对象的列表中，选中要添加的对象，
将它拖动到组中就可以了。
例如，将表 1 添加到组 1 中，首先单击“对象”下的“表”，然后将鼠标移动到右边对
象列表中的表 1 上，按下鼠标左键，将表 1 拖到组 1 中，然后松开左键。现在单击组 1，就
会发现组 1 的对象列表中已经有表 1 了。
要想删除组中的一个对象，只要选中这个对象，然后按键盘上的“DELETE”键，就会
弹出一个对话框询问是否要删除这个对象，单击“是”按钮以后就会发现组中的这个对象已
经被删除了。
补充三：两种版本的主要差异
1. 数据库窗口的差异
曾经用过的 Access97 人，初次使用 Access2000 时都会感到很不习惯。这是因为 Access
的使用接口与 Access97 有很大的不同，菜单栏和工具栏的变化还不算大，数据库窗口的外
貌却发生了很大的变化。
在 Access97 中，数据库窗口中只有“表”、“查询”、“窗体”、“报表”、“宏”和“模块”
这六个部分，并且是横向排列的，而 Access2000 在数据库窗口中增加了“页”和“收藏夹”，
并且将这些内容分成了“对象”和“组”两个部分。除此之外，在 Access2000 中用数据库
窗口上的“打开”“设计”“新建”三个按钮代替了原来分布在各个对象窗口上的“打开”目
标“设计”“新建”按钮，这使整个窗口变得更加简洁。
2.菜单的差异
Access2000 与 Access97 的菜单最大的差异就是：原来在 Access 97 中的菜单不管什么时
候都会全部显示出来，而 Access 2000 中的菜单一般情况下都不会显示全部的选项，我们常
常看见在菜单的最下面还有一个向下符号，单击这个符号才可以看到这个菜单上的全部选
项。
这样做是因为对很多用户来说，没有显示出来的那些命令并不常用，甚至根本用不到。
为了使接口更加简洁，就只在菜单中显示常用的选项。如果一个命令一开始在菜单中没有被
显示出来，而用户又经常使用它，那么在使用几次以后，打开菜单时，这个命令就自动显示
出来了。
这就是说，Access 可以记住我们经常使用哪些菜单命令，把它们显示在菜单中，不经
常使用的那些命令，就被隐藏起来了。
ACCESS 入门教程（三）用向导建立数据库
向导简介
这一课我们要建立一个客户订单管理数据库，这个数据库将用 Access 提供的数据库向
导来建立。
当我们在风景区游览的时候，经常会看到一队人跟着一个拿小旗的人转来转去,这个拿
小旗的人就是导游。有了导游的引导和讲解，那些初次来的游客就不会迷路，还能了解到与
眼前的风景有关的很多传说和故事。所以对于游客们来说，一个好的导游是很重要的。其实
“数据库向导”就是 Access 为了方便的建立数据库而设计的向导类型的程序，它可以大大
提高工作效率。通过这个向导，我们只要回答几个问题就可以轻松的获得一个数据库。
选择需要的数据库类型
在使用数据库向导建立数据库之前，必须选择需要建立的数据库类型。因为不同类型的
数据库有不同的数据库向导，要是选错了向导，那我们的工作可就白费了。单击屏幕上方工
具栏中最左边的那个“新建”按钮，它上面画了一页纸，鼠标放在上面的时候会出现“新建”
的文字提示。弹出“新建”对话框如下图，在“常用”和“数据库”两个选项卡中选择“数
据库”选项。
“数据库”选项卡里有很多图标，这些图标代表不同的数据库向导，图标下面都有一行
文字，这些文字表明了数据库向导的类型。就好像一个旅行社可以开设几条旅游线路，每个
线路要配备不同的向导一样。我们要找一个适合自己要做的工作的向导。第一个图标是关于
订单的，它可以帮助我们建立一个关于公司客户、订单等情况的数据库。双击这个图标，数
据库向导就开始工作了。
定义数据库名称和所在目录
屏幕上出现“文件新建数据库”的对话框，提示应该给建立的数据库文件取个什么名字，
并且将它保存在计算机的哪个目录下。在“文件名”右边的文本框中输入数据库的名字，然
后单击左上角“保存位置”右面的下拉框，在下拉列表中选择存放这个数据库文件的目录。
为了学习的方便，我建立一个子目录“例子”，并把课程中将要用到的数据库文件都存
放在这个目录中。现在将正在建立的数据库文件取名为“向导形数据库”，并选择保存类型
为“MICROSOFT Access 数据库”，即将它保存为一个 Access 数据库文件。在完成了这些
工作后单击窗口右下角的“创建”按钮，创建新数据库这一步就完成了。
选择数据库中表和表中的字段
现在屏幕上又出现了信息提示对话框，上面有数据库需要存储的客户信息、订单信息等
很多内容。
看过这些提示信息后，单击“下一步”按钮进入向导的下一步工作。对话框中提了一个
问题“请确定是否添加可选字段？”。这个对话框分类列出了数据库中可能包含的信息，左
边框中是信息的类别，右边框中列的是当前选中的类别中的信息项。
这些信息项的前面都有一个小方框，有的小方框中有一个“√”，表示此信息项被选中
了，被选中的信息项将会出现在数据库中，而没有选中的信息项就不会出现在数据库中。我
们可以通过单击信息项前的小方框来决定数据库中是否要包含某些信息项，如果信息项前面
的小方框是空的，单击它就会出现对勾；如果小方框中有对勾，单击它就会变空。不过要注
意，绝大多数的信息项前面的对勾是不能取消的，单击它的时候会出现提示，“此选项不能
被取消”。这是因为使用数据库向导建立数据库的时候，向导认为有些信息项是此种类型的
数据库必须包含的，它们和数据库中的窗体和报表紧密相关，所以 Access 不允许我们随便
取消这些必选项目。从外观上很容易区分必选项目和非必选项目。用斜体字书写的项目就不
是必选项目，可以选择也可以取消；而用正常字体书写的项目都是必选项目，不可以取消的。
如果不想再增加什么非必选项目了。就可以进行“下一步”了。
屏幕的显示方式和打印报表的样式
如果没有什么别的要求，就单击“下一步”按钮。
现在对话框中的内容又发生了改变，我们需要选择屏幕的显示方式，也就是选择将要建
立的数据库中窗口的背景、窗口上的默认字体大小和颜色。用鼠标单击一个选项，就会发现
在窗口左边的方框中展示出所选的“显示样式”，这样每选一次就看看满意不满意，很容易
就可以找到比较合适的效果了。选择“工业”,单击“下一步”按钮，现在这个对话框要选
择打印报表的样式。
打印报表就是把数据库中的数据打印在纸上，而打印报表的样式就是指打印时所用的格
式。和刚才屏幕的显示样式一样，每选定一个选项，左面的方框中都会将所选的打印报表样
式显示出来，选定“组织”样式。
为数据库指定标题
选定打印报表的样式以后单击“下一步”按钮，现在要给新建的数据库指定一个标题。
在对话框上面的文本框里输入“客户订单资料库”。
这个对话框中起的名字是新建的数据库入口窗体上的标题词，也就是打开这个数据库
时，看到的第一个界面上的标题词，和刚才给数据库文件起的名是不一样的。“请确定是否
在所有的报表上都加一幅画”意思是如果想在这个数据库打印出来的所有文件报表上都加上
某个图片，就可以在这儿选择“是的，我要包含一幅图片”，并通过单击“图片...”按钮选
择一幅图片。比如有的公司在打印一些报表的时候都希望将自己公司的标识打印在打印纸
上，就需要选择这个选项，并且通过单击“图片”按钮来加载公司的标识了。如果现在还不
想在报表上添加图形，就单击“下一步”按钮，进入向导的下一步。
启动数据库
接下来的对话框中“下一步”按钮的颜色变灰，表示已经是最后一步了。单击“完成”
按钮就把数据库建好了。屏幕上显示的就是新建的数据库“客户订单资料库”的主窗体。要
想看什么内容只要单击相应的按钮就可以了。
现在的数据库中什么数据都没有，因为 Access 是数据库管理系统，它的向导只是为数
据库管理搭建好数据库框架，而数据则是需要自己输入的。在后面的课程中，我们将会学到
如何在数据库中添加数据。
本课结束语：这一课讲了什么是数据库向导，以及如何利用数据库向导建立我们需要的
数据库。如果你对“数据库向导建立的数据库是怎样产生的？”、“数据库的内部又是什么样
的？”这些问题感到疑惑，那就仔细看看下一课的内容吧。
补充内容
补充一：在使用数据库向导的时候，向导的任何一步中都有一个“完成”按钮，在任意
一步中单击这个按钮，那么 Access2000 将会保留在单击这个“完成”按钮之前对数据库的
各种设置，而对于那些在向导中还没有回答的问题设置默认值。通过这两方面的设置将数据
库建立起来。
补充二：在向导中，从第二步开始，就出现了一个“上一步”按钮，单击这个按钮就可
以回到向导的“上一步”中，去修改在上一步中所做的设置。这样只要在向导里就可以随时
修改数据库向导中的设置，非常的方便。有时在数据库向导中想跳出向导，取消用数据库向
导自动创建数据库的过程。这时只要将鼠标移动到“取消”按钮上，单击左键就可以取消创
建数据库了。
问题一：为什么 Access2000 中文版中用数据库向导建立好的数据库不能显示入口窗
体？
对于 Access2000 中文试用版的用户，用数据库向导建立本课第六节的例子时，当建好
的数据库开始运行时，会发现入口窗体的界面上一无所有，这是微软在制作中出的一个
BUG，可以用这种方法来解决：
一、单击入口窗体右上角的“关闭”按钮，关闭入口窗体。
二、单击 Access 窗口左下角的数据库窗口标题栏上“还原”按钮，将数据库窗口还原。
三、单击对象栏中的“表”，在右边显示的列表中选择“Switchboard Items”表。
四、双击“Switchboard Items”表选项，打开表“Switchboard Items”。
五、单击表中第一行第五列对应的值，将这一栏中的内容“默认”改成“default”。
六、单击表“Switchboard Items”窗口右上角的“关闭”按钮，关闭这个表。
七、这样当你再启动这个数据库时，入口窗体中的图案、文字和选项都出现了。
ACCESS 入门教程（四）数据库的结构
规划自己的数据库
建好一个数据库后，我们也许会觉得并不知道这个数据库是怎么构成的，总有一种空中
楼阁的感觉。其实学习的过程总是一步步渐进地，没有前面的学习现在就不会发现提出这样
的问题。在对 Access 已经有了一定的认识之后，现在我们就通过建立一个空的数据库讲解
一下数据库是怎样构成的。
当我们想做一件事情的时候，一般都会先考虑一下，然后再去做。在建立一个新数据库
的时候，也要想一想这个数据库是用来干什么的，它要存储哪些数据信息，这些数据之间又
有什么关系？ 一方面要知道哪些数据是必须的，是绝对不能缺少的，不然建立数据库获取
信息的目地就没法达到了；另一方面也要知道哪些数据是不必要，放在数据库当中只会增加
数据库的容量，却并不起任何作用，所以要将这些冗余的数据剔除。这样建立起来的数据库
才既能满足我们检索数据的需要，又能节省数据的存储空间。
建立一个空的数据库
既然已经了解了在建立一个数据库之前应该注意的问题，那我们现在就从最基本的新建
一个空数据库开始，了解一下 Access 数据库的结构。
在 Access 2000 中，新建一个空数据库其实很简单，只要用鼠标单击 Access 窗口左上角
数据库工具栏中的“新建”按钮，就会在屏幕上弹出一个“新建”对话框。
在这个对话框弹出以后，我们不再象上次那样选“数据库”选项卡，而是选择“常用”
选项卡，并在“常用”选项卡上用鼠标左键双击“数据库”图标。
屏幕上弹出“文件新建数据库”对话框，在“文件名”中给新建的数据库文件取名“空
数据库”，把它存储在“例子”子目录中，单击“创建”按钮将新建的数据库文件保存下来。
现在我们不是用的数据库向导，自然也就没有问题要回答了。
Access 数据库中的主要对象及其关系
我们知道在建筑一栋房子之前，首先必须要有一块地皮，然后才能在地皮上按照设计好
的图纸一层层的搭建房子，最后才是人住进去。现在我们有了一个空的数据库，就等于在
Access 中已经有了这样一块“地皮”，现在可以建房子了。上一课用数据库向导建立的数据
库就是一个已经建筑完毕的“房子”，只是还没有“数据”住进去罢了。在 Access 中，所谓
的建房材料就是数据库中的主要对象，它包括“表”、“查询”、“窗体”、“报表”、“页面”、
“宏”和“模块”。这些对象在数据库中各自负责一定的功能，并且相互协作，这样才能建
设出一个数据库。
在数据库中，“表”用来存储数据；“查询”用来查找数据；人通过“窗体”、“报表”、
“页面”获取数据；而“宏”和“模块”则用来实现数据的自动操作。其实对于数据库来说，
最重要的功能就是获取数据库中的数据，所以数据在数据库各个对象间的流动就成为我们最
关心的事情。为了以后建立数据库的时候能清楚的安排各种结构，应该先了解一下 Access
数据库中对象间的作用和联系。
作为一个数据库，最基本的就是要有表，并且表中存储了数据。比如“通讯录”数据库，
首先要建立一个表，然后将某人的联系地址、电话等信息输入到这个数据表中，这样就有了
数据库中的数据源。有了这些数据以后，就可以将它们显示在窗体上。这个过程就是将表中
的数据和窗体上的控件建立连接，在 Access 中把这个过程叫做“绑定”。这样就可以通过屏
幕上的各种各样的窗体界面来获得真正存储在表中的数据了。而且合理地在窗体上摆放控件
和图案可以使我们更容易操作和理解数据库中数据代表的含意。这样就完成数据从表到窗体
的流动，实现了数据库中的数据在计算机和人之间进行了一次沟通。比如在“通讯录”数据
库中，使用自动窗体将数据库中的一个记录显示在窗体上，控制窗体上的记录操作按钮在表
中前后移动，可以看到对应其它记录的信息。现在，数据库中的表和窗体对象之间的关系应
该很清晰了，我们可以画出一个表。至于数据库中的其他对象，现在先把它们空出来。在以
后学习了其他的几种对象以后，将把这个表示数据库中数据流向的图表补充完整。我们以后
可以每学一课，就按照这种方式将各种对象间的数据流向画出来，这对于建立一个完整的数
据库很有好处。
结束语：在这一课中，我们通过建立一个空数据库，结合上一课中的内容，讲解了建立
一个新数据库需要注意的问题和数据库中每个对象的用途和相互关系。如果想了解更多关于
Access 数据库的知识，掌握 Access 数据库的使用方法，那就请看下面几课了。
ACCESS 入门教程（五）用表向导建立表
表向导简介
从这一课开始，我们要学习表的建立了。
其实表就是数据库中用来存放数据的场所。就像有很多人在操场上站队，这个队伍非常
整齐，有一定数目的行和列，队列中的每个人，都在一定的行列位置上。当我们想叫某个人
的时候，不用知道他的名字，只需要喊“第几行第几列的，出列”，这个人就会站出队伍。
现在将这个队伍中的人换成数据，就构成了数据库中的“表”。
这些“表”都有一些共同的特性，一是表中可以存储数据，二是这些数据在表中都有很
规则的行列位置。Access 中的“表”和平常见的很多纸上的表格很像。
其实各种数据在计算机中是按照串的方式存放的。只是现在 Access 将这些数据读取出
来以后，按照通常所接触的纸上表格那种行列方式将它们显示在屏幕上。这比较适合我们的
生活习惯，对数据进行操作也比较容易，所以把它称为“表”，它可是数据库中最基本、最
重要的一个部分。所以要想建立一个数据库，必须先要掌握建立表的方法。
建立一个表是很容易的。而且在 Access 中更是提供了几种方法来建立一个表。这些方
法都很简单，也很实用。其中最简单的方法就是使用“表向导”来建立表了。
在 Access 中不光有表向导，还有查询向导、窗体向导、报表向导和页向导等。这些向
导能在不同的工作中帮我们忙。现在我们就先用向导建立一个表。
什么是字段、记录和值?
在讲向导之前，先要知道几个概念。在数据库中，对表的行和列都有特殊的叫法，每一
列叫做一个“字段”。每个字段包含某一专题的信息。就像“通讯录”数据库中，“姓名”、
“联系电话”这些都是表中所有行共有的属性，所以把这些列称为“姓名”字段和“联系电
话”字段。
我们把表中的每一行叫做一个“记录”，每一个记录包含这行中的所有信息，就像在通
讯录数据库中某个人全部的信息，但记录在数据库中并没有专门的记录名，常常用它所在的
行数表示这是第几个记录。
在数据库中存放在表行列交叉处的数据叫做“值”，它是数据库中最基本的存储单元，
它的位置要由这个表中的记录和字段来定义。在通讯录的表中就可以看到第一个记录与“单
位”字段交叉处的值就是“上海分行”。“王岚”所在的记录和“电话”的这个
字段交叉位置上的“值”就是“0551-7238321”。
如何启动表向导
要建立表，首先必须要有一个数据库。现在建立一个空数据库叫做“客户订单数据库”，
当我们把 Access 学完以后，这个“客户订单”数据库也建好了。
空数据库建好后就开始创建表。首先要在数据库窗口的对象列表中单击“表”这一项，
将数据库的操作对象切换到“表”上，这样所做的工作才是针对表的操作，也才能在数据库
中创建一个表。
“表”这个选项凹陷了下去，表示它已经被选中了。然后就可以启动表向导了，把鼠标
移动到数据库窗口右边的“创建方法和已有对象列表”列表框中，双击“使用向导创建表”。
启动表向导后，屏幕中央出现“表向导”对话框。
怎样选择新表中的字段
在“表向导”对话框中，我们要在“示例表”列表选择表名，然后在表的“示例字段”
字段中选择相应的字段，再将这些选中的字段组成一个新的表。
先来做一个关于客户记录的表，用来记录一个公司有哪些客户及他们的地址、联系电话、
负责人等信息。首先选择要创建的表是个人用的还是商务用的，可以看出所需要的这个表是
用于商务的，那就单击“商务”选择按钮。在选择“商务”用户类型后，在“示例表”和“示
例字段”这两个列表框中的选项都有变化。因为个人的要求和一个公司商务上的要求肯定是
不一样的，所以他们所需要的表包含的字段内容也是不一样的。
现在要在“示例表”列表框中看看有没有和要建立的表相类似的表，有些选项没法看见，
可以上下拖动“示例表”列表框右侧的滚动条，看到列表框中的全部内容，把鼠标移动到“示
例表”列表框中，单击“客户”选项。将这个表对应的“示例字段”列表框中所需要的字段
选到“新表中的的字段”列表框中去。“公司名称”、“联系人”、“记帐地址”、“城市”这些
选项都是所需要的。首先将鼠标移动到示例字段选项上，单击它，再单击“示例字段”列表
框和“新表中的字段”列表框中间的“>”按钮，选中的示例字段就添加到“新表中的字段”
列表框中了，重复这个操作可以把所需的所有字段都添加进来。
如果不需要“新表中的字段”列表框中的某个字段了，在这个列表框中选中它，单击按
钮“<”，就将它从新字段中删除了。单击“>>”按钮可以将“示例字段”列表框中的所有
字段值都添加到“新表的字段”列表框中，而“<<”按钮则可以将“新表的字段”列表框
中的所有字段值都取消。
怎样在表向导中修改字段名
如果觉着示例字段的名字不太合适，也可以修改一下。在“新表中的字段”列表框下面
有个“重命名字段...”按钮，用它可以修改字段名。比如想把字段“联系人名字”改成“联
系人姓名”，只要在“新表中的字段”列表框中单击“联系人名字”字段，单击“重命名字
段...”按钮，这时弹出“重命名字段”对话框，将鼠标移动到“联系人名字”上，单击鼠标
左键，这个文本框中会出现一个闪动的光标，将“联系人名字”删除，并在文本框中输入“联
系人姓名”，再单击对话框上的“确定”按钮，就可以将字段名从“联系人名字”改成“联
系人姓名”了。
用同样的方法把“记帐地址”改成“开户行”，把“客户 ID”改成“序号”，这下该改
的都改完了。现在这个表需要的字段已经有了，单击“下一步”按钮。
这一步要给表指定名字，把名字改成“客户资料表”，选择“是，设置一个主键”，关于
主键的问题课后的补充有完整的介绍，单击“下一步”按钮。表向导又给我们提了一个问题
“请选择表创建完之后的动作”。表建好之后，如果想马上把数据输入到表中，就选择第二
项“直接向表中输入数据”，之后单击“完成”按钮，结束用向导创建表的过程。这样，一
个表就建好了。
怎样在表中跳转？
现在出现的表格就是刚才利用表向导创建的新表“客户资料表”，在这个表窗口中，最
上面的状态栏显示了这个表的名称。状态栏下面是表中各个字段的字段名，下面的空行中可
以输入新的记录，以后要把数据都输入到这个表里。把空表和有数据的表进行比较，就很容
易看出数据在表中是如何放置的了。
窗口左下角的几个按钮及其中间的文本框都是用来控制表中当前操作的记录。“>”按
钮表示移动到下一条记录，“<”按钮表示移动到上一条记录，“>|”按钮表示跳到最后一条
记录，“|<”按钮则表示跳到第一条记录，而“>*”按钮表示在这个表中新插入一个记录。
这样只要单击这些按钮就可以进行相应的记录跳转了。单击按钮的时候，在“>”和“<”
按钮之间的文本框中的数字有变化，它列出了当前记录在表中的行数，而且框里的数字还可
以直接修改。把鼠标移动到文本框上，单击鼠标左键，就可以用键盘上的“Delete”键删去
原来的数字，输入新的数字，按“回车键”就可以直接跳转到相应的记录上去了。比如输入
“6”并按“回车键”，就会跳转到表中第六行的记录上。在表中，只能对当前的记录进行删
除、修改等操作。当需要对表中的另一条记录中的值进行编辑的时候，首先要将当前的记录
转换到那条记录上去。
什么是主键？
在数据库中，常常不只是一个表，这些表之间也不是相互独立的。不同的表之间需要建
立一种关系，才能将它们的数据相互沟通。而在这个沟通过程中，就需要表中有一个字段作
为标志，不同的记录对应的字段取值不能相同，也不能是空白的。通过这个字段中不同的值
可以区别各条记录。就像我们区别不同的人，每个人都有名字，但它却不能作为主键，因为
人名很容易出现重复，而号是每个人都不同的，所以可以根据它来区别不同的人。数
据库的表中作为主键的字段就要像人的号一样，必须是每个记录的值都不同，这样才
能根据主键的值来确定不同的记录。
ACCESS 入门教程（六）在表中输入数据
如何打开一个表
通过上一课的学习，我们已经会使用表向导建立表了。表虽然是建立好了，但一个空白
的表没有任何用处，这一课我们就在建立好的表中输入数据，并学习一些关于表的基本操作。
往表中添加数据之前要先打开它，前面已经学过如何打开一个数据库，首先启动 Access，
选择“打开已有文件”，双击“客户订单数据库”打开它。在数据库窗口中单击“表”选项，
可以看到在数据库右边的“创建方法和已有对象列表”列表框中，除了三种创建表的方法之
外，还有一个“客户资料表”选项。
要打开这个表有两种方法，一是用鼠标双击这个选项，另一个方法是先单击这个选项选
中它，然后再单击数据库窗口上的“打开”按钮。打开这个表之后，我们就开始往里面输入
数据。
如何在表中添加、修改和删除数据？
我们先在表中输入几个数。 在一个空表中输入数据时，只有第一行中可以输入。首先
将鼠标移动到表上的“公司名称”字段和第一行交叉处的方格内，单击鼠标左键，方格内出
现一个闪动的光标，表示可以在这个方格内输入数据了。用键盘在方格内输入“北京兴科”，
这样就输入了一个数据。其他的数据都可以按照这种方法来添加。用键盘上的左、右方向键
可以把光标在方格间左右移动，光标移动到哪个方格，就可以在那个表格中输入数据。按一
次“→”键将光标移到“联系人姓名”字段内，输入“张刚”两个字。
如果输入时出现错误想改的话，只要按键盘上的方向键，将光标移动到要修改的值所在
的方格，也可以直接用鼠标单击，选中方格内的数据，然后用键盘上的“DELETE”键将原
来的值删掉，并输入正确的值就可以了。向表中输入数据是一件很细致的工作，千万不能马
虎大意。简单的表，数据比较少，出错了容易检查；如果一张表很大，而且字段类型又比较
复杂的话，输入的值出现错误，查起来就会非常麻烦。而且要是没有检查出来，让错误的数
据留在表中，可能会给工作造成非常严重的后果。
怎样让方格中的数据全部显示出来？
我们经常会遇到这样的问题：表中的某一列太窄，使输入的值只能看到一部分，怎么让
这些字都显示出来呢？有好几种方法可以解决这个问题。
一种是将鼠标移动到标题行中“开户行”和“城市”这两个字段的交界处，如果位置适
当的话，鼠标的光标位置可以拖动。按住鼠标左键，向右拖动鼠标来拉长“开户行”字段的
宽度，让这个字段中的文字全部显示出来，再松开左键就可以了。
还有一种方法就是将鼠标移动到“开户行”这个字段的标题上，这时鼠标的光标会变成
向下指的箭头符号，单击鼠标右键，就会弹出一个菜单，单击菜单上的“列宽”命令，出现
“列宽”对话框，输入数值来定义列的宽度。
也可以单击“最佳匹配”按钮，这样这一列的列宽就可以自动进行调整，保证能将这个
字段中最长的值显示出来。完成这些后单击对话框上的“确定”按钮就可以了。
在 Access 中，改变表中文字的字号大小时，表的大小也会按比例随着变化，所以不能
用改变字体大小的方法来让文字都显示出来。不拉长列宽 ，也可以加大行高，使那些较长
的值多用几行显示。调整行的高度和调整列宽度的方法基本类似，也有两种方法，第一种就
是将鼠标移动到相邻两行之间，这时鼠标变成可拖动形状，按住鼠标左键，上下拖动鼠标调
整行的高度；第二种方法是将鼠标移动到某一行上，单击鼠标右键，在弹出的菜单里用鼠标
单击“行高”命令，在出现的“行高”输入栏中输入一定的数值来改变行的高度。完成后单
击“确定”按钮，这时其它行的高度也改变了，因为在表中各个记录都是相关的，调整一行
的行高，其他行的行高都会相应调整，以保持各行的高度一样。
怎样在表中插入、删除和移动字段
如果在创建表的时候忘记了某项内容，现在也可以再把它加进去，只要在原来的表中再
添加一个字段就可以了。在已有的表中不仅能添加字段，而且还可以删除字段。
我们可以在“公司名称”与“联系人姓名”两个字段之间加入一个“公司地址”字段。
首先把鼠标移动到“联系人姓名”字段的标题上，鼠标光标变成一个向下的箭头，单击鼠标
右键，在弹出的菜单中单击“插入列”命令。这样就在“联系人姓名”字段前面插入了一个
新的字段。新插入的字段名是“字段 1”而不是“公司地址”，因为我们还没有给它指定名
称，“字段 1”是 Access 自动给的名称。要改变字段名，可以将鼠标移动到“字段 1”的标
题处，双击鼠标左键，标题就变成可以修改的了。将“字段 1”三个字改成“公司地址”，
完成后敲键盘上的回车键。这样“公司名称”和 “联系人姓名”两个字段之间多了一个叫
“公司地址”的字段。
要想删除表中的某个字段，可以先将鼠标移动到这个字段的标题处，这时鼠标变成向下
的箭头，单击鼠标右键选中这个字段，整个字段都变成黑色并弹出了一个菜单，单击菜单上
的“删除列”，这时屏幕上弹出对话框，提出是否确定要删除这个字段及其中的数据。单击
“是”按钮可以将“字段 1”删除。但在删除字段时要注意，在删除一个字段的同时也会将
这个字段中的数值全部删除，所以当执行这个操作时，一定要看清楚，避免由于误删把有用
的数据都丢失了。
如果想在数据表中调整“邮政编码”字段的位置，首先将鼠标移动到“邮政编码”字段
的标题处，鼠标变成向下的箭头，单击鼠标右键选中这个字段，等它都变成黑色后，按住鼠
标左键，拖动到字段“公司地址”的后面，松开左键，这个字段就移动到“公司地址”的后
面了。
怎样在表中“复制”和“粘贴”数据
在“城市”和“省份”两个字段里，有很多重复的内容，每次都输入一遍显得非常麻烦。
我们可以结合“复制”和“粘贴”数据两个命令将一个数据块很方便地放到很多位置上去。
首先打开 Access 2000 的“剪贴板”，单击“视图”菜单，将鼠标移动到“工具”选项
上，在“工具”选项右边弹出一个菜单，单击上面的“剪贴板”命令，屏幕上出现一个“剪
贴板”对话框。
“复制”和“粘贴”命令，就是将一些数据“复制”到“剪贴板”上，然后再将这些数
据从“剪贴板”上“粘贴”到我们需要用到这些数据的位置上。选中表里的某个数据后，在
它上面单击鼠标右键，并单击弹出菜单上的“复制”命令，选中的内容就被“复制”到了剪
贴板上，然后将鼠标移动到一个新位置上，单击鼠标将该位置作为“粘贴”数据的起始位置。
然后在剪贴板上单击表示这段数据的按钮，这个数据就被“粘贴”到新位置上了。
在 Access2000 中，一次复制的数据最多可达十二个，这样我们就可以先在剪贴板上复
制十二段数据，然后再单击代表不同数据的按钮将它们分别“粘贴”到表中的不同位置上，
改变了过去一次只能“复制”一个数据，“粘贴”一个数据的状况。
怎样让表中的一些列总是显示出来？
把所有的数据都输入到表中之后，我们就可以方便的在 Access 中查看数据了，但如果
一个表太长，看到前面的内容，后面的就看不到，有时看到后面的数据时，又想不起来后面
格子里的数据到底是哪个公司的，就只好将“滚动条”再移动到最前面，看看这些数据对应
的“公司名称”。这时我们可以让最前面的“公司名称”列一直显示。
这个在 Access2000 中可以通过“冻结列”的方法来实现，冻结后的列不会随着滚动条
的拖动而移动。要在表中冻结几个列，只需先将这几个列选中，然后单击“格式”菜单中的
“冻结列”命令，
这样选中的列就被冻结了。如果不需要再让这些列处于冻结状态，只要单击“格式”菜
单中的“取消对所有列的冻结”命令，就可以了。
怎样在表中隐藏列
为了让表中的某些列一直显示在屏幕上，可以将这些列冻结，但有时候为了将主要的数
据字段列保留在窗口中进行观察，我们可以将暂时不需要的数据字段隐藏起来。将鼠标移动
到需要隐藏列的字段标题处，单击鼠标右键，然后在弹出的菜单上选择“隐藏列”选项。这
样选中的列就被隐藏了。要取消对一个列的隐藏，先将鼠标移动到表以外的任何地方，单击
鼠标右键，然后在弹出的菜单上单击“撤消隐藏列”命令，弹出“撤消隐藏列”对话框如下
图：
“撤消隐藏列”对话框的列表框中列有表的所有字段，而且每个字段前面都有一个方框，
没有隐藏的列前面的方框中有“√”号，而隐藏了的列前面的方框中是空的。要取消对一个
列的隐藏，只要单击这个列前面的方框，使它里面出现一个“√”符号，就可以取消隐藏。
完成以后单击对话框上的“关闭”按钮。
怎样使用工具栏上的工具对表进行操作？
在窗口工具栏上有很多按钮，左边第一个工具按钮是用来切换表的不同视图的，它的具
体内容在下一课将进行比较详细的讲解。后面的几个一般都知道是用来做什么的。“插入超
级链接”命令在本课的“补充”中有比较详细的讲解。
“升序”和“降序”是指表中的各个记录按照一定的顺序进行排列。单击“升序”按钮
后所有记录按照从小到大的方式排列，单击“降序”按钮后所有记录按照从大到小的方式进
行排列。闪动的光标位于哪个字段，就以那个字段的值作为判断大小顺序的标准。例如当光
标在“序号”字段内时，单击“升序”工具按钮，则表中的各个记录按照“序号”字段中的
数字从小到大的顺序进行排列，而当光标在“公司名称”字段中时，单击“升序”工具按钮，
则表中的各个记录按照“公司名称”字段中文字的拼音顺序从前到后进行排列。
在工具栏上有三个“筛选”按钮，它们是“按选定内容筛选”、“按窗体筛选”和“应用
筛选/删除筛选”按钮。举个例子说，将光标移动到字段“城市”的一个值“北京”所在的
方格内后，单击“按选定内容筛选”按钮进行筛选，这时只有在字段“城市”中的值是“北
京”的记录才显示出来，而其他的记录都不见了。单击“删除筛选”按钮，其余的记录又都
显示出来。选中表中的某个方格时，这个方格内的数据值就成为进行筛选操作的“标准”，
单击“按选定内容筛选”按钮后，Access 就会将该字段上拥有同样内容的记录“筛选”出
来，而将其他的记录先隐藏起来。单击“删除筛选”可以把这个“筛选”功能取消。还有一
个按钮是“按窗体筛选”按钮，单击这个按钮，你会发现表中只剩下了一个记录，在方格的
右侧出现一个“下拉”按钮。单击“下拉”按钮，就会发现它是个“组合框”的下拉箭头，
下拉框中包括了这个字段中所有的值。在下拉框中单击一个选项，再用鼠标单击“应用筛选”
按钮，与选中的值相关的整条信息就都显示了出来。
结束语：在这一课中，我们将数据添加到一个表中，在这个过程当中还学会了在表中添
加、删除和移动字段，在表中复制、粘贴和移动值，并且掌握了冻结、隐藏表中的列，学会
了对表中的数据进行筛选操作。如果还想在表中输入声音或图像，可以仔细看看课后的补充。
补充内容
补充一：怎样在数据表中输入图片、声音和影像
要想在数据表中插入图片、声音和影像，首先要在设计视图中把需要输入这些数据的字
段的数据类型定义为“OLE 对象”，然后在数据表视图中用鼠标右键单击该字段下的一个记
录，在弹出的菜单中选择“插入对象”，这时出现“插入对象”窗口，在窗口中选择要插入
的对象的类型或要插入的对象的文件名，要插入图片就保持“新建”选栏被选，并在对象类
型这个列表栏中选择一种图片格式；如果要插入声音就在这个列表栏中选择“声音”；如果
要插入影像就在这个列表框中选择“影像剪辑”，然后单击确定按钮。如果要在这个值中加
入特定的一个图片、声音或影像文件，就需要在“插入对象”窗口中选择“由文件创建”，
并通过单击“浏览”按钮，在浏览窗口中找到需要放置的文件，双击将它选定。单击“确定”
按钮退出“插入对象”窗口，这时表的相应位置就出现了要插入的文件的文件名，双击文件
名，就可以看到或听到相应的文件了。
补充二：在表中建立超级链接
在表中想插入超级链接，需要将相应字段的字段类型定义为超级链接，然后在表的数据
表视图中单击要建立超级链接的值将它选定，再单击鼠标右键，在弹出的菜单中选择“超级
链接”，并在弹出的更下一级菜单中选择单击“编辑超级链接”选项。这时弹出“插入超级
链接”的窗口，在“请输入文件名称和 WEB 页名称”下面的方框中输入想要链接的文件名
称和 WEB 页的名称。单击“确定”按钮就可以在表中建立一个超级链接了。这时用鼠标单
击超级链接的名称系统就会调出 INTERNET 浏览器访问 WEB 页面了。
补充三：怎样设置数据表格形式
Access 的数据表可以有很多种格式，用鼠标单击“格式”菜单中的“数据表...”命令，
弹出“设置数据表格式”对话框，在这个对话框中就可以设置数据表的格式，像“单元格效
果”、“网格线显示方法”、“背景颜色”、“网格线颜色”、“边框及线条样式”五个主要选项，
通过这些选项所做的修改可以在“示例”栏预览结果。单击“确定”按钮就可以看到 Access
数据表的格式已经改变了。
补充四：使用查找按钮。
在使用数据库的时候有时需要查看或修改一些表中的数据，如果表很大，一行行地找相
应的数据项会非常麻烦。这时就要求有一个查找工具能帮助我们快速地找到需要的数据内容
位置，在 Access2000 中，“查找”命令可以帮助实现这个功能。在一个表中，当我们需要查
找某个值时，用鼠标单击工具栏上的“望远镜”按钮，弹出一个对话框，在对话框中先要选
择需要查找的数据值的“查找范围”，然后选择匹配的内容，之后再输入相应的查找“内容”，
输入完以后单击“查找下一个”按钮，这样就可以在整个表中找出第一个相应的数据值，如
果这个数据值不是所需要的，再单击“查找下一个”按钮，反复执行就可以找到所需要的数
据值的位置。单击“取消”按钮，就可以对找到的值进行操作了。在单击“查找”按钮后，
会看到弹出的对话框中还有一个“替换”选项卡，切换到这一页，就可以在数据表中查找某
个数据并用其他的数据替换它。在替换文本框中输入的就是替换的内容，当只要替换一个数
据值时，只要单击对话框上的“替换”按钮就可以了，如果要将具有这个数据值的所有记录
都替换，则要单击“全部替换”按钮，这样所有的数据值都被新数据值替换了。
ACCESS 入门教程（七）数据的类型和属性
怎样使用表设计器来创建表？
我们已经知道怎样用表向导来设计表了，这一课学习怎样使用表设计器来建立表。 表
设计器是 Access 中设计表的工具，用表向导建立表的时候，它自动定义了各种字段的属性，
而在表的设计器中则可以自己设计生成各种各样的表，并能对表中任何字段的属性进行设
置，比如将表中的某个字段定义为数字类型而不是文本类型，那么这个字段就只能输入数字，
而不能输入其他类型的数据。现在我们用表设计器来建立一个表。
要使用表设计器来创建一个表，首先要打开表设计器。在数据库窗口中，将鼠标移动到
“创建方法和已有对象列表”上双击“使用设计器创建表”选项，弹出“表 1:表”对话框。
对话框分为两个部分，上半部分是表设计器，下半部分用来定义表中字段的属性。表的
设计器其实就是一个数据表，只是在这个数据表中只有“字段名称”、“数据类型”和“说明”
三列，当我们要建立一个表的时候，只要在设计器“字段名称”列中输入表中需要字段的名
称，并在“数据类型”列中定义那些字段的“数据类型”就可以了。设计器中的“说明”列
中可以让表的制作人对那些字段进行说明，以便以后修改表时能知道当时为什么设计这些字
段。
现在我们就用表设计器来建立一个记录订单信息的表。首先要知道在“订单”表中需要
包括的信息，在这个表中一定要有“订单号”、“订货单位”、“货物名称”、“订货数量”、“经
手人”、“订货日期”等信息，在表设计器的“字段名称”列中按顺序输入这些字段的名称，
表就初步建好了。
现在切换到“数据表”视图来看看用表设计器建立的表。单击工具栏上“视图”按钮，
这时在屏幕上会出现一个提示框，提示“必须先保存表”，并询问“是否立即保存表”，由于
我们还没有保存过这个表，所以单击“是”按钮来保存这个表，这时弹出另一个“另存为”
对话框，在“表名称”文本框中输入“订单信息表”，单击“确定”按钮，将这个表保存为
“订单信息表”。又弹出一个对话框说“没有添加主键”，因为每个表中都至少应该有一个主
键，而我们还没有设定把哪个字段作为这个表的主键。如果选择“是”按钮，Access 就会
在刚才建立的表上添加一个字段，并把这个字段作为表的主键，我们单击“否”按钮，不让
Access 添加主键。现在看到的这个表就是我们刚才利用表设计器生成的表了。
在表中，这种由表格构成的窗口叫做表的“数据表视图”，是表最直观的一种表现方法。
不管用什么方法生成的表最终都要切换到这个视图下才能进行数据的输入，而一个表建立得
是否合理也会在这个视图中反映出来。但要为表设置主键，为字段设置数据类型和属性，就
必须切换回“设计视图”才能实现相应的操作。
怎样为表设置主键？
单击工具栏上的“视图”按钮，切换回表的设计视图，开始为表设置主键。第五课的课
后补充里曾经说过主键是什么。
设置表的主键非常简单，比如要将“订单信息表”中的“订单号”字段作为表的“主键”，
只要单击“订单号”这一行中的任何位置，将这行设为当前行，然后单击工具栏上的“主键”
按钮，按钮会凹陷进去，在“订单号”一行最左面的方格中出现了一个“钥匙”符号，表示
“订单号”这一字段成为表的主键了。
用这种方法设置了新的主键以后，原来的主键就会消失。如果要将表中的多个字段设置
成主键，要先把鼠标移动到表最左边的方格内，当鼠标光标变成一个“向右箭头”形状时，
单击鼠标左键将这行选定，然后按住键盘上的“CTRL”键，选定其它要设置成主键的行，
都选好以后，单击工具栏上的“主键”按钮，选中的字段都设成“主键”了。如果想取消主
键，先选中字段，然后单击工具栏上的“主键”按钮，这时字段前面的“钥匙”图标就消失
了，表示这个字段不再是“主键”了。
怎样为表中的字段设置数据类型？
设置完主键，我们再看看字段的数据类型，在 Access 中有“文本”、“备注”、“数字”、
“日期/时间”、“货币”、“自动编号”、“是/否”、“OLE 对象”、“超级链接”、“查阅向导”十
种数据类型。各种数据类型中输入的是不同的数据。
在计算机中，数据有很多种类型，它们有着不同的用处，比如文本类型和备注类型，虽
然都是用来存储文本，但是“文本”类型存储的字符数最多只能 255 个，而“备注”类型却
可以存储 64000 个字符，如果把“备注”类型换成“文本”类型，则无法保存下全部的数据
信息，把“文本”类型的数据存放在“备注”类型中，又势必造成很大的浪费。在 Access
中，不同的数据类型分配不同大小的数据空间，而每种数据类型的大小却是固定的。所以当
我们在一个字段中输入一个值时，这个字段的大小不会随里面值的内容而变化。如果输入一
个字符“A”，使用“文本”类型，这个值空出来的字符空间不会很多，但如果使用“备注”
类型，则会空出 63999 个字符空间，这些空间不能再输入其它值的内容，就白白浪费了。
不同类型的数据在使用时也有差别，比如两个值“1234”和“2345”，在“数字”类型
中是数字，在“文本”类型中就是文本了。如果将这两个值相加求和，那么用数字类型计算
出来的结果是“3579”，而用文本类型相加的结果则是将两个数据联在一起成为“12342345”，
可见它们的差别还是很大的。
现在我们已经知道了正确设置数据类型的重要性，就开始为“订单信息表”中的各个字
段设置数据类型吧。先定义“订单号”字段的数据类型，用鼠标单击订单号的“数据类型”
项，方格内出现一个下拉箭头，单击它，在弹出的下拉列表框中选定“自动编号”项，就把
这个字段的数据类型定为“自动编号”类型了。“自动编号”类型的数据是从 1 开始不重复
的整数，这样可以保证在表中的每个记录都可以区分开来。所以一个表的主键常常建立在拥
有这种数据类型的字段上。“订货单位”、“货物名称”和“经手人”定义为“文本”类型，
“货物单价”和“订货金额”定义为“货币”类型，“订货数量”应是“数字”类型，“订货
日期”则是“日期/时间”类型。关于不同的类型各自的特点，我们将在课后补充中进行比
较详细的讲解。现在来看看修改过“数据类型”后的表，表示钱数的地方都用标准的货币符
号引出来了，而且输入数字的地方也变的一目了然了。
怎样设置字段的属性（一）？
设置完字段的“数据类型”，现在来设置字段的“属性”。表设计器的下半部分都是用来
设置表中字段的“字段属性”的，字段属性包括有“字段大小”、“格式”、“输入法模式”等，
设置它们会对表中的数值产生影响。
先设置“订货单位”文本字段的各种属性，默认的“字段大小”为“50”，表示这个字
段中最多可以输入 50 个字符。通常只需要十几个文字就足够表达一个“订货单位”的名称
了，所以可将字段大小定为“25”。只要选中字段大小文本框，然后修改里面的数值就可以
了。
字段大小是字段的属性之一。现在设置另一个属性：输入时的“格式”。在 Access 2000
中，有几种文本格式符号，使用这些符号可以将表中的数据按照一定的格式进行处理。具体
格式符号及其用法将在课后补充中介绍。在“格式”文本框中输入“-”则“订货单位”的
名称会向右对齐。如果在“格式”输入“!”符号，名称就会自动向左对齐。
“输入法模式”属性是个选择性的属性，它共有三个选项“随意”、“输入法开启”、“输
入法关闭”，选中“输入法开启”项，当光标移动到这个字段内的时候，屏幕上就会自动弹
出首选的中文输入法，而选择“输入法关闭”时，则只能在这个字段内输入英文和数字。不
同的字段采用不同的“输入法模式”可以减少启动或关闭中文输入法的次数。而选择“随意”
就可以启动和关闭中文输入法。
下面的“输入掩码”可以控制输入到字段中的值，比如输入值的哪几位才能输入数字，
什么地方必须输入大写字母等。如果要把某个字段输入的值作为密码，不让别的人看到时，
就要在输入时将数据的每个字符显示成星号。这些都需要由设置字段的“输入掩码”属性来
实现。设置字段的输入掩码，只要单击“输入掩码”文本框右面的“生成”按钮，就会出现
“输入掩码向导”对话框，对话框上有一个列表框，比如要让这个文本字段的输入值以密码
的方式输入，则单击列表框中的“密码”选项，然后单击“完成”按钮。
下面的“标题”属性一般情况下都不设，让它自动取这个字段的字段名，这样当在窗体
上用到这个字段的时候就会把字段名作为它的标题来显示。“默认值”属性只要在它的文本
框中输入某段文字，那么这个字段的值在没有重新输入之前，就会以所输入的文字作为该字
段中的值。
怎样设置字段的属性（二）？
“有效性规则”是为了检查字段中的值是否有效，可以在该字段的“有效性规则”框中
输入一个表达式，Access 会判断输入的值是否满足这个表达式，如果满足才能输入。输入
违反该规则的字段值就无法将值输入到表中，并会提示我们不能输入与有效性规则相悖的数
值。当然我们也可以单击这个属性输入文本框右面的“生成”按钮激活“表达式生成器”来
生成这些表达式。而“有效性文本”这个属性中所填写的文字则是用来当用户输入错误的值
时给用户的提示信息。
在 Access 中“表达式生成器”就是用来生成表达式的一段特殊的程序模块。通过它可
以很方便地编写数据库中的各种表达式。它的用法在以后的课程中会有比较详细的讲解。在
填写一个表的时候，常常会遇到一些必须填写的重要字段，像这个表中的“订货数量”字段
就必须填写，不然我们就无法知道这份订单究竟订了多少货，所以要将这个字段的“必填字
段”属性设为“是”。而对于那些要求得不那么严格的数据就可以设定对应字段的“必填字
段”属性为“否”。它下面的“允许空字符串”属性问我们是否让这个字段里存在“零长度
字符串”，通常将它设置为“否”。
索引属性是表中一个重要的属性，当我们建立一个很大的数据库的时候，就会发现通过
查询在表中检索一个数据信息很慢。通过分析发现，如果当我们要在一个表中的查询“订货
单位”字段内的某个值时，会从整个表的开头一直查到末尾，如果能将表中额值进行排序，
那同样的查询工作对“订货单位”字段检索的记录数就可以少很多，速度也自然会变得更快，
所以很多表都需要建立索引，而“索引”字段就是为了定义是否将这个字段定义为表中的索
引字段。“无”是不把这个字段作为索引，“有（有重复）”和“有（无重复）这两个选项都
表示这个字段已经是表中的一个索引了，而“有（有重复）”允许在表的这个字段中存在同
样的值，“有（无重复）”字段则表示在这个字段中绝对禁止相同的值。对于“订单信息表”，
由于一个订货单位会多次订货，也就要签订多份订单，所以当我们要把这个字段作为表的索
引时就需要将它的“索引”属性设为“有（有重复）”了。
最后一个是“UNICODE”属性，“UNICODE”是微软公司为了使一个产品在不同的国
家各种语言情况下都能正常运行而编写的一种文字代码，使用这种 16 位代码时只需要一个
UNICODE 就可以存储一个中文文字或英文字符。这样虽然很方便，但实际上在计算机中本
来只要 8 位就可以存储一个英文字符，所以使用这种“UNICODE”方式实际上是比较浪费
空间的。为了解决这个问题微软又想出了一个方法就是对数字或英文字符进行“UNICODE
压缩”，所以对字段的这个属性我们一般都选择“有”，这样可以节省很多空间。字段属性栏
右面的提示文字可以随时提供一些帮助。
结束语：现在你也能使用表的设计器来设计或修改一个表了吧。那就证明你对表的操作
已经上了一个台阶了。但是你知不知道表与表之间的数据究竟是怎样联系的？如果你还回答
不上，那就到下一课去看一看。
补充内容
补充一：各种数据类型的含义和使用方法
在表的设计视图中，每一个字段都有设计类型，Access 允许九种数据类型：文本、备
注、数值、日期/时间、货币、自动编号、是/否、OLE 对象、超级链接、查询向导。
文本：这种类型允许最大 255 个字符或数字，Access 默认的大小是 50 个字符，而且系统
只保存输入到字段中的字符，而不保存文本字段中未用位置上的空字符。可以设置“字段大
小”属性控制可输入的最大字符长度。
备注：这种类型用来保存长度较长的文本及数字，它允许字段能够存储长达 64000 个字符
的内容。但 Access 不能对备注字段进行排序或索引，却可以对文本字段进行排序和索引。
在备注字段中虽然可以搜索文本，但却不如在有索引的文本字段中搜索得快。
数字：这种字段类型可以用来存储进行算术计算的数字数据，用户还可以设置“字段大小”
属性定义一个特定的数字类型，任何指定为数字数据类型的字型可以设置成“字节”、 “整数”、
“长整数”、“单精度数”、“双精度数”、“同步复制 ID”、“小数”五种类型。在 Access 中通
常默认为“双精度数”。
日期/时间：这种类型是用来存储日期、时间或日期时间一起的，每个日期/时间字段需要 8
个字节来存储空间。
货币：这种类型是数字数据类型的特殊类型，等价于具有双精度属性的数字字段类型。向
货币字段输入数据时，不必键入币符号和千位处的逗号，Access 会自动显示币符
号和逗号，并添加两位小数到货币字段。当小数部分多于两位时，Access 会对数据进行四
舍五入。精确度为小数点左方 15 位数及右方 4 位数。
自动编号：这种类型较为特殊，每次向表格添加新记录时，Access 会自动插入唯一顺序
或者随机编号，即在自动编号字段中指定某一数值。自动编号一旦被指定，就会永久地与记
录连接。如果删除了表格中含有自动编号字段的一个记录后，Access 并不会为表格自动编
号字段重新编号。当添加某一记录时，Access 不再使用已被删除的自动编号字段的数值，
而是重新按递增的规律重新赋值。
是/否：这种字段是针对于某一字段中只包含两个不同的可选值而设立的字段，通过是/否
数据类型的格式特性，用户可以对是/否字段进行选择。
OLE 对象：这个字段是指字段允许单独地“链接”或“嵌入”OLE 对象。添加数据到 OLE
对象字段时，可以链接或嵌入 Access 表中的 OLE 对象是指在其他使用 OLE 协议程序创建
的对象，例如 WORD 文档、EXCEL 电子表格、图像、声音或其他二进制数据。OLE 对象
字段最大可为 1GB，它主要受磁盘空间限制。
超级链接：这个字段主要是用来保存超级链接的，包含作为超级链接地址的文本或以文本
形式存储的字符与数字的组合。当单击一个超级链接时，WEB 浏览器或 Access 将根据超级
链接地址到达指定的目标。超级链接最多可包含三部分：一是在字段或控件中显示的文本；
二是到文件或页面的路径；三是在文件或页面中的地址。在这个字段或控件中插入超级链接
地址最简单的方法就是在“插入”菜单中单击“超级链接”命令。
查阅向导：这个字段类型为用户提供了一个建立字段内容的列表，可以在列表中选择所列
内容作为添入字段的内容。
补充二：在表中建立索引
在一个比较小的数据库中，检索数据是比较快捷的。但是当数据库表中的数据越来越多
后，直接搜索数据的工作变得非常繁重，速度也就变得非常慢，这个时候就需要建立索引来
帮助 Access 更有效地搜索数据。要在一个表中建立索引，首先用设计视图打开一个表，用
鼠标选中一个字段，然后将鼠标移动到这个字段的属性框，然后单击“索引”属性框，框的
右面就出现向下箭头，单击它并在弹出的下拉框中选择相应的选项，“无”表示此字段建立
索引，“有（无重复）”表示字段有索引，但是此索引不能重复，而“有（无重复）”也表示
此字段建立索引，但是却有可能重复。这些就是建立单字段索引的过程。如果经常在搜索大
型表时提供多重准则，则需要建立几个字段索引，要在表中建立多字段索引，就要将鼠标移
动到工具栏上的“索引”按钮上，单击这个按钮，弹出“索引”对话框，在它上面的表格中，
最左面的是要建立的索引名，用来输入索引的名称，中间的是字段名，表示将要建立索引的
相应字段的字段名，最右面的是排序次序，这里输入字段中各个记录的排序方式。
补充三：怎样用大写字母显示英文文本字段
用设计器打开一个表，用鼠标单击选中字段，然后移动鼠标到该字段的属性处，单击“格
式”属性右面的文本框，当文本框中出现闪烁的“|”符号时，输入“〉”符号，再切换回数
据表格式，这时就会发现原来大小写混排的字段中所有的字母都变成大写的了。如果在“格
式”栏中输入“〈”符号，则这个字段的所有字母将以小写排列。
ACCESS 入门教程（八）定义表之间的关系
“关系”简介
在 Access 数据库中，不同表中的数据之间都存在一种关系，这种关系将数据库里各张
表中的每条数据记录都和数据库中唯一的主题相联系，使得对一个数据的操作都成为数据库
的整体操作，正所谓“牵一发而动全身”。
就拿上几课建立的表来说吧，“客户信息表”中的“公司名称”和“订单信息表”中的
“订货单位”所包含的值有很多是相同的。因为签了订单的“订货单位”肯定已经是公司的
客户了，这些客户的名称也被记载在“客户信息表”的“公司名称”字段中。当我们已知一
个客户的名称时，既可以通过“客户信息表”知道它的“客户信息”，也可以通过“订单信
息表”了解它所签订的“订单信息”，所以说“公司名称”作为纽带将“客户资料表”和“订
单信息表”中的相应字段信息连接在了一起，为了把数据库中表之间的这种数据关系体现出
来，Access 提供一种建立表与表之间“关系”的方法。用这种方法建立了关系的数据只需
要通过一个主题就可以调出来使用，非常方便。
当我们在“客户信息表”和“订单信息表”中建立这样的关系以后，只需要看看“客户
信息表”，在不增加表内容的情况下，就可以看到所有客户的信息及其所有“订单”的情况，
使这些数据一目了然。
表之间的三种关系
在建立表之间的关系前，我们还是要提一下“关系”的三种类型“一对一”、“一对多”
和“多对多”。在 Access 中，可以在两个表之间直接建立“一对一”和“一对多”关系，而
“多对多”关系则要通过“一对多”关系来实现。我们分别来说说这三种“关系”。
首先是“一对一”关系，比如下面的两个表：某学校学生月副食补助：
和某学校学生月助学金：
我们降这两个表中的数据进行汇总生成新的表：“某学校学生月实发金额汇总”：
由于姓名字段可能会出现重复的情况，所以只有通过不可能出现重复的值的字段“学
号”，才能将这两个表唯一地联系起来，保证“副食补贴”和“助学金”不至于错误地发放，
这样“月副食补助表”中的一个学号就只对应“月助学金”中的一个学号，绝对不会弄错。
这样两个表的关系很明显就是“一对一”了。
下面来看看“一对多”关系。在“客户信息表”和“订单信息表”中，“订单信息表”
中的“订货单位”字段和“客户信息表”中的“公司名称”字段中的值都是一样的。其实只
有那些订货了的单位才是公司的客户，所以这两个表之间是靠客户公司的名字联系在一起
的。但是每个客户都可以订很多份订单。所以在“客户信息表”中的一个“公司名称”就能
对应“订单信息表”中的几份“订单”。这样的关系就是“一对多”。
最后使“多对多”关系，我们知道，书店中有很多书，同时一种书也可以在很多书店里
找到。这时“书”和“书店”的关系就是“多对多”关系了。
怎样在表之间建立关系
现在我们就开始在表之间建立“关系”，首先单击“工具”菜单下的“关系”命令，弹
出“关系”对话框，上面还有一个“显示表”对话框如下图，通过“显示表”对话框可以把
需要建立关系的“表”或“查询”加到“关系”对话框中去。
将两个表“客户信息表”和“订单信息表”都选中，单击“添加”按钮把它们都添加到
“关系”对话框上，单击“关闭”按钮把“显示表”对话框关闭。以后再需要打开它时，只
要在“关系”对话框上单击鼠标右键，选择“显示表”命令就可以了。
在“关系”对话框中只有“客户信息表”和“订单信息表”的字段列表。怎么建立关系
呢？其实表都是由字段构成的，表之间的关系也由字段来联系。让不同表中的两个字段建立
联系以后，表中的其他字段自然也就可以通过这两个字段之间的关系联系在一起了。也就是
说在“客户信息表”中的“公司名称”和“订单信息表”中的“订货单位”两个字段之间建
立关系就可以了。先在“客户信息表”字段列表中选中“公司名称”项，然后按住鼠标左键
并拖动鼠标到“订单信息表”中的“订货单位”项上，松开鼠标左键，这时在屏幕上出现“编
辑关系”对话框。
这个对话框可以帮助我们编辑所建立的关系，通过左面的列表框可以改变建立关系的两
个字段的来源。可以单击“新建...”按钮创建新的关系，或者单击“联接类型”为联接选择
一种联接类型。单击“联接类型”按钮，在弹出的新对话框中选择第三项，然后单击“确定”
按钮就可以了。回到“编辑关系”对话框后单击“创建”按钮。
现在在两个列表框间就出现了一条“折线”，将“订货公司”和“公司名称”两个选项
联接在一起。关闭“关系”对话框，并保存对“关系”布局的修改。在表间建立关系就是这
样的。
“关系”与“子数据表”
打开“客户信息表”，你会发现这个表中增加了一些新的表，它们是“客户信息表”的
子表，也就是“订单信息表”。
在这种“一对多”的情况下，完全可以通过“客户信息表”中的“公司名称”信息将这
两个表的内容都串起来。在主表中的每一个记录下面都会带着一个甚至几个子表中的“订单”
记录。具有“一对一”关系的两个表之间互为对方的“子表”。
通常在建立表之间的关系以后，Access 会自动在主表中插入子表。但这些子表一开始
都是不显示出来的。在 Access 中，让子表显示出来叫做“展开”子数据表，让子表隐藏叫
做将子数据表“折叠”。展开的时候方便查阅订单信息，而折叠起来以后有可以比较方便的
管理“客户信息表”。
要“展开”子数据表，只要用鼠标单击主表第一个字段前面一格，对应记录的子记录就
“展开”了，并且格中的小方框内“加号”变成了“减号”。如果再单击一次，就可以把这
一格的子记录“折叠”起来了，小方框内的“减号”也变回“加号”。如果主表很大的话，
这样一个一个地“展开”和“折叠”子数据表就显得太麻烦了，Access 为我们提供了一种
操作方式，它可以一下子“展开”或“折叠”当前数据表的所有子数据表。打开一个带有子
数据表的表时，在“格式”菜单“子数据表”项的子菜单中，有三个命令“全部展开”、“全
部折叠”和“删除”，“全部展开”命令可以将主表中的所有子数据表都“展开”，“全部折叠”
命令可以将主表中的所有子数据表都“折叠”起来。不需要在主表中显示子数据表的这种方
式来反映两个表之间的“关系”时，就可以使用“删除”命令来把这种用子数据表显示的方
法删除。但这时两个表的“关系”并没有被删除。如果想恢复在主表上显示“子数据表”的
形式，可以先打开主表，比如“客户信息表”，单击“插入”菜单下的“子数据表”命令，
弹出“插入子数据表”对话框如下图：
在列表框中选取“表”----“订单信息表”，然后在“链接子字段”组合框中选取“订货
单位”字段，并在“链接主字段”组合框中选取“公司名称”字段，单击“确定”按钮就可
以在主数据表“客户信息表”中重新插入子数据表“订单信息表”了。必须要注意的是在任
何一个数据表中插入子数据表都需要在两个表之间建立“关系”，如果这两个表的“主链接
字段”和“子链接字段”之间还没有建立联结的话，在单击“确定”按钮插入“子数据表”
的时候就会询问是否要在这两个表之间建立相应的“关系”，只有建立“关系”以后，才能
完成“插入子数据表”过程。用这样的方式在表之间建立“关系”不像在“关系”对话框中
建立的“关系”那样直观。所以我们提倡在关系对话框中建立好表与表之间的“关系”，由
Access 自动地创建子数据表。
结束语：这一课通过“客户信息表”和“订单信息表”将表与表之间的“关系”展现在
我们面前，如果你已经掌握了表的操作，那就开始看下一课；如果你还没有完全掌握“表”，
就将这四课再好好看一看，因为表是数据库中最重要的一个部分了。
实施参照完整性
在我们建立表之间的关系时，窗口上有一个复选框“实施参照完整性”，单击它之后，
“级联更新相关字段”和“级联删除相关字段”两个复选框就可以用了。
如果选定“级联更新相关字段”复选框，则当更新父行（一对一、一对多关系中“左”
表中的相关行）时，Access 就会自动更新子行（一对一、一对多关系中的“右”表中的相
关行），选定“级联删除相关字段”后，当删除父行时，子行也会跟着被删除。而且当选择
“实施参照完整性”后，在原来折线的两端会出现“1”或“OO”符号，在一对一关系中“1”
符号在折线靠近两个表端都会出现，而当一对多关系时“OO”符号则会出现在关系中的右
表对应折线的一端上。
设置了实施参照完整性就可以使我们在表中修改了一个记录的时候，不会影响到查询的
操作。特别是在有很多表，而且各个表之间都有关系联接时，“实施参照完整性”会带来更
多的方便。
ACCESS 入门教程（九）建立简单的查询
查询与表
现在我们已经会建立表了，还能在表中输入各种数据，包括图片和声音数据。 下面我
们就开始来学习 Access 中另一个非常重要的内容…… 查询！
用“查找”按钮来找数据说的是查找，并不是查询。在回答“查询究竟是什么？”这个
问题之前，我们首先要知道，并不需要将所有可能用到的数据都罗列在表上，即使是一些需
要计算的值，也统统先算好以后才填到表中，仍然像在纸上使用表格及其里面的数据那样，
完全没有觉得 Access 数据库中的表和纸上的表格有什么区别。这是很多刚刚接触 Access 数
据库的人通常会出现的情况。其实在 Access 数据库中的表并不是一个百宝箱，不需要将所
有的数据都保存在一张表中。不同的数据可以分门别类地保存在不同的表中，就像在“客户
信息表”中保存和客户资料有关的信息，而在“订单信息表”中保存和订单内容相关的信息。
在使用表存储数据的时候我们都有侧重点，通过它们的名字就可以看出这个表是用来做
什么的，这样很容易就可以知道哪些表中存储有什么数据内容。很少有人会把表的名字起成
“表一”、“表二”的。如果有很多表的话，这样根本就不知道这些表存储了什么内容。所以
我们在建立表的时候，首先想的就是要把同一类的数据放在一个表中，然后给这个表取个一
目了然的名字，这样管理起来会方便得多。但是另一方面，我们在实际工作中使用数据库中
的数据时，并不是简单地使用这个表或那个表中的数据，而常常是将有“关系”的很多表中
的数据一起调出使用，有时还要把这些数据进行一定的计算以后才能使用。如果再建立一个
新表，把要用到的数据拷贝到新表中，并把需要计算的数据都计算好，再填入新表中，就显
得太麻烦了，用“查询”对象可以很轻松地解决这个问题，它同样也会生成一个数据表视图，
看起来就像新建的“表”对象的数据表视图一样。“查询”的字段来自很多互相之间有“关
系”的表，这些字段组合成一个新的数据表视图，但它并不存储任何的数据。当我们改变“表”
中的数据时，“查询”中的数据也会发生改变。计算的工作也可以交给它来自动地完成，完
全将用户从繁重的体力劳动中解脱出来，充分体现了计算机数据库的优越性。让我们在数据
库中建立一个“查询”，看看“查询”究竟有什么用，该怎么用。
为建立查询做准备
我们现在用的“查询”是“选择查询”，这种查询很好学，而且用得也很普遍，很多数
据库查询功能都可以用它来实现。顾名思义，“选择查询”就是从一个或多个有关系的表中
将满足要求的数据提取出来，并把这些数据显示在新的查询数据表中。而其他的方法，像“交
叉查询”、“操作查询”和“参数查询”等，都是“选择查询”的扩展，课后的补充内容中会
专门讲到。
这次建立查询我们不用向导，而是直接用“查询设计视图”来建立新的查询。直接使用
查询设计视图建立查询可以帮助你理解数据库中表之间的关系，让你看到要查询的字段之间
是如何联系的。这些对建立一个优秀的数据库非常有帮助。其实查询向导的使用和表向导基
本一样，也非常简单。
现在我们建立一个“订单”查询，建立这个查询就是为了将每份订单中的各项信息都显
示出来，包括“订单号”、“订货公司”、“货品名称”、“货物单价”、“订货数量”、“订货金额”、
“经办人”和“订货时间”这些字段。
首先要在 Access 中打开“客户订单数据库”，然后单击“对象”列表中的“查询”项，
并在创建方法列表中单击“在设计视图中创建查询”项。
因为下面的操作都是在对“查询”这个对象进行操作，所以要将当前的对象切换到“查
询”对象上。在第二课和第四课中讲过，执行任何操作都必须先选择这个操作所针对的对象。
选择需要查询的表
单击“在设计视图中创建查询”后，屏幕上出现“查询”窗口，它的上面还有一个“显
示表”对话框。在上一课“建立表之间的关系”中曾经提到过“显示表”对话框。单击“显
示表”对话框上的“两者都有”选项，在列表框中选择需要的表或查询。“表”选项卡中只
列出了所有的表，“查询”选项卡中只列出了所有的查询，而选择“两者都有”就可以把数
据库中所有“表”和“查询”对象都显示出来，这样有助于我们从选择的表或查询中选取新
建查询的字段。
单击所需要的表或查询，然后单击对话框上的“添加”按钮，这个表的字段列表就会出
现在查询窗口中。将“客户订单数据库”中的“订单信息表”和“产品信息表”都添加到查
询窗口中。添加完提供原始数据的表后，就可以把“显示表”窗口关闭，回到“查询窗口”
中准备建立“查询”了。
认识查询设计视图
查询窗口可以分为两大部分，窗口的上面是“表/查询显示窗口”，下面是“示例查询设
计窗口”，“表/查询显示窗口”显示查询所用到的数据来源，包括表、查询。窗口中的每个
表或查询都列出了它们的所有字段，这样一目了然，方便了我们选择查询字段。下方的示例
查询窗口则是用来显示查询中所用到的查询字段和查询准则。
现在 Access 窗口中的菜单、工具栏都发生了变化，在 Access 数据库窗口中每单击一种
对象都会将原来的菜单做一些相应的调整，以便在使用这种对象时能更加方便，操作更加快
捷。创建查询后的菜单和工具栏就比较适合进行“查询”操作。首先是添加了“查询”菜单，
它包含了一些查询操作专用的命令，比如“执行”、“显示表”、“查询类型”、“合计”等。同
样这些特殊的命令也表现在工具栏上，新增加的按钮和菜单命令就能实现这些查询专用的功
能。
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